Projektdaten Speichern!
Es ist am Ausrufezeichen in der Überschrift gut zu erkennen: Das hier ist kein Vorschlag, keine Empfehlung, und kein Ratschlag sondern eine Aussage. Und ich will das (mir gerade aktuelle) Thema auch gleich mit ein paar Tipps versehen.
Was ist passiert? Wir feiern demnächst das Jubiläum "5 Jahre Xonio". Selbstverständlich mit allem Drum und Dran; natürlich auch mit den alten Familienbildern, wie wir früher mal aussahen. "Eric, kannst du mal Bilder raus suchen?" Ja, und heute abend werde ich mich lange Stunden damit beschäftigen, auf alten CDs nach Screenshots unserer ersten Xonio-Variante zu suchen. Das nervt mich jetzt schon denn in dieser Zeit habe ich - wenn überhaupt - ziemlich unübersichtlich "archiviert".
Vom aktuellen Handlungsdruck abgesehen: Was hätte ich damals besser machen können (und was mache ich heute besser)?
- Projekt abschließen: Als Projektmanager haben wir den Vorteil, dass ein Projekt irgendwann mal abgeschlossen ist. Das ist der Zeitpunkt, an dem alle (alle!) Daten auf eine CD gebrannt werden sollten. Dick beschriftet und nur für dieses Projekt.
- Daten verfügbar halten: Trotzdem müssen diese Daten nicht gleich von der Festplatte verschwinden. Unsere Notebooks sind groß genug, für viele Projektjahre. Oder? Aber wie organisieren? Mein Vorschlag: Alle Projekte in einen einzigen Ordner. Und wenn ein Projekt abgeschlossen ist, in einen Unterordner "alt" und darin Ordner mit Jahreszahlen. Wenn die Platte dann doch mal zu alt wird, kann man immer noch die ganz alten Daten wegschreiben.
- Sichern, sichern, sichern: Ich sichere den Inhalt meiner Arbeitsordner wöchentlich auf einer externen USB-Festplatte. Und zwar überschreibe ich immer die alten Dateien mit den neuen und lege die neuen dazu. Das mache ich mit dem Total Commander von Hand weil ich eh mit dem arbeite und mich daran gewöhnt habe - aber Personal Backup ist viel besser und cleverer (und kostenlos). Außerdem schlage ich vor, dass heutzutage jeder einen 1GB-USB-Stick am Schlüsselbund haben sollte, auf dem (natürlich verschlüsselt) der Inhalt der wichtigsten Ordner gespiegelt wird. (Aber das werde ich auch erst mal ausprobieren.)
Ich weiß, das ist alles nichts Neues. Aber ich hoffe, mit diesem Beitrag den einen oder anderen daran zu erinnern, dass die Daten aller Projekte (und natürlich auch alle anderen Daten) unbedingt so gespeichert werden sollten, dass man sie wiederfindet. Denn meistens wird man daran erst erinnert, wenn man vor einem Heuhaufen steht und nun nach der Stecknadell suchen muss…
