GanttProject: Mit einem guten Plan ans Ziel

November 26th, 2006 by eric kubitz | Posted in Tools |

Ihr kennt das: Du willst mit dem Auto von A ins unbekannte B fahren. Und du hast dich gut vorbereitet. Du hast dir von jemandem den Weg erklären lassen und dir Stichworte notiert. Alles kann also gut gehen.

Es sei denn, du verpasst eine Abfahrt oder die Ausschilderung ist nicht wirklich gut. Dann bist du verloren. Spätestens jetzt durchsuchst du das Auto nach einer Landkarte, wirst hektisch, verlierst Zeit. Und du ärgerst dich, dass du dir die Route nicht auf einer Karte eingezeichnet hast. Denn dann könntest du mit einem Blick erkennen, wo du bist und wie du den Fehler korrigieren kannst. Aber du hast dich darauf verlassen, dass die Beschreibung stimmt und alles gut geht. Das war dein Fehler.

Ein Gantt-Chart ist so etwas wie eine Landarte durch ein Projekt. Eine vernünftige Pflege vorausgesetzt, ist darauf immer der aktuelle Stand zu erkennen. Und geht etwas schief, zeigt ein Gantt-Chart schnell, was das bedeutet und wie dem Problem begegnet werden kann. Deshalb empfehle ich in jedem Projekt neben einer guten Zielbeschreibung und dem Projektstrukturplan auch ein Gantt-Chart zu erstellen. Gerade in der vergangenen Woche habe ich gemerkt, wie erhellend das sein kann - deshalb aus aktuellem Anlass dieses Posting.

Wie Ihr vermutlich schon wisst, bin ich da ein Fan der Open-Source-Software GanttProject. Die Software ist schnell zu lernen, so dass sie auch bei kleinen Projekten nützlich ist. Aber sie hat auch genug Funktionen, um mittelgroße Projekte (~ 10 Team-Mitglieder, 5 -8 Teilprojekte, 50 Arbeitspakete) noch zu verwalten. Mehr geht allerdings nicht.

Das Gute an GanttProject ist, dass es zwar eine kleine Software ist - aber nahezu alle der in MS-Project & Co wirklich verwendeten Features beinhaltet. Jedenfalls, wenn es um kleine und mittelgroße Projekte geht. Außerdem ist die Software supereinfach und nahezu intuitiv zu erlernen. Man sollte die Prinzipien eines Gantt-Charts verstehen - aber dann geht es mit GanttProject einfach von der Hand. Außerdem läuft die Software auf allen wesentlichen Betriebssystemen, bietet eine Reihe cleverer Exporte und wird ständig anhand der Wünsche der User weiter entwickelt. Und, ach ja: GanttProject ist kostenlos.

Und weil es so einfach ist, werde ich hier jetzt nicht beschreiben, wie man mit GanttProject arbeitet (das findet ihr auch auf dem GanttProject-Wiki) - sondern euch mit nur fünf Regeln den sinnvollen Einsatz dieser Software ermöglichen:

1. Es gibt “Teilprojekte”, “Arbeitspakete” und “Milestones”: Es ist essentiell wichtig, dass diese drei Begriffe klar definiert und so auch verwendet werden. Ein Teilprojekt besteht aus mehreren Arbeitspaketen und Milestones. Es hat selber keine Zeitdimension sondern ist die Summe seiner Teile. Im GanttProject schiebe ich über die Funktion Einrücken (rechte Maustaste auf “Vorgang”) Arbeitspakete und Milestones unter ein Teilprojekt. Ein Milestone hat auch keine Zeit-Dimension (im GanttProjekt “Dauer. 1″), ist aber für das Fortkommen im Projekt wichtig. Das gilt praktisch immer für Teil-Abnahmen und für Lieferungen. Im GanttProjekt hat deshalb ein Milestone (Auswahl von “Meilenstein”auf der Registerkarte “Allgemein” eines Vorgangs” immer auch Vorgänger und Nachfolger.
2. Tue alles rein, was getan wird: Grundsätzlich sollte jede Arbeit die für das Projekt anfällt auch im Gantt-Chart auftauchen. Das ist sehr wichtig. Es darf keine Hidden Agenda oder einen Haufen Tasks geben, die “halt auch noch irgendwie” gemacht werden müssen.
3. Übersichtlichkeit, Pflegbarkeit: Obwohl alles drin sein sollte, muss das Gantt-Chart übersichtlich bleiben. GanttProject bietet ein paar Hilfen an (Arbeitspakete unter Teilprojekten können ausgeblendet werden), aber grundsätzlich sollte man auf einer Abstraktionsebene der Tasks arbeiten, die alle Arbeiten eindeutig zuordenbar macht aber nicht jeden Handgriff einzeln beschreibt. Eine Regel, die oft hilft: “Alles, was eine Person alleine umsetzen und verantworten kann, ist ein Arbeitspaket.” Probiert es mal damit.
4. Die Gantt-Arbeit passiert im Team: Nicht nur der Projektleiter braucht eine Übersicht - sondern das ganze Team. Die Erstellung und die (wöchentliche!) Pflege des Gantt-Charts sollte also gemeinsam mit dem Team erfolgen. Auf jeden Fall sollten die Teilprojektverantwortlichen dabei sein. Vergesst dabei aber nicht: Die inhaltliche Kompetenz (also, WAS gemacht werden soll) haben die Team-Mitglieder, die Prozess-Kompetenz (also, WIE das gemacht werden soll) ist euer Job! Lasst euch nicht allzusehr reinquatschen.
5. Üben, üben, üben: Vor allem, wenn man im Team direkt am Chart arbeitet, sollte man eine gewisse Sicherheit mit dem Umgang haben. Allzu viel Unsicherheit beim Umgang mit GanttProject untergräbt die Prozess-Kompetenz. Also bastelt vor dem ersten Meeting euer eigenes Chart mit allem Drum und Dran. Dann braucht ihr euch nicht auf die Technik konzentrieren sondern könnt auf die Prozesse im Team achten.

Natürlich ist das Herstellsten und das Pflegen eines Gantt-Charts kein Kinderspiel. Damit muss man sich schon beschäftigen. Aber ich verspreche euch hier, dass ihr mit der Software GanttProject und diesen fünf einfachen Tipps einen guten und leichten Einstieg habt. Lest euch auch mal den theoretischen Background durch, damit ihr wisst, was noch alles in einem solchen Plan stehen kann. Und schaut euch die Export-Funktionen von GanttProject an - da gibt es einiges zu entdecken.

Aber da ihr ja eh nicht alles aus dem Stand könnt, solltet ihr euch auf die Punkte oben konzentrieren. Das nächste ist dann der Kritische Pfad. Aber auf den gehe ich erst später mal ein.

Foto: Tangent auf Photocase.