Weblog im Projekt? Macht das Sinn?

Juni 15th, 2005 by eric kubitz | Posted in Projekte |

Was sagt Wikipedia zu Weblogs? "Ein Weblog ist eine Webseite, die periodisch neue Einträge enthält … Jedes Weblog ist für sich ein eigenes Journal …". Mit anderen Worten sind Weblogs:

• periodisch
• aktuell
• dokumentarisch

Hinzu kommt: Die Beiträge können kommentiert und über meist ausgezeichnete Suchfunktionen auch wieder gefunden werden. Deshalb kann man grundsätzlich sagen:

Weblogs sind im Projekt nützlich

Denken Sie nur an das Protokoll des Jour Fix. Meist wird es in Word geschrieben und an den Verteiler verschickt. Findet jemand eine Korrektur, meldet er diese an den Protokollanten und der muss nun entscheiden, ob er ändert und noch einmal alles verschickt oder nicht. Keine leichte Situation. Oder denken Sie an aktuelle Meldungen (z.B. über geänderte Rahmenbedingungen) im Projektverlauf. Der Projektmanager schickt an alle eine Mail - ohne zu wissen, ob diese Mails ankommen, gelesen werden und nach 1 Monat immer noch bei jedem auffindbar sind.

Beide Situationen wären mit einem Weblog einfacher gewesen. Wird das Protokoll (das funktioniert natürlich nur mit kurzen Ergebnisprotokollen - zu denen ich ohnehin rate) im Weblog erstellt, können die Teilnehmer ihre Änderungen öffentlich über die Kommentarfunktion eingeben. Und die News über geänderte Rahmenbedingungen kann dann auch nicht untergehen - nicht einmal in den 1000 Mails, die mancher Mitarbeiter nach 2 Wochen Urlaub wieder findet. 

Also, ganz einfach? Projektarbeit mit Weblogs, und fertig? Nein, natürlich nicht. Denn im Gegensatz zu den freien Weblogs in der Blogsphäre gelten im Unternehmen andere Regeln:

1. Die Meinung bleibt draußen. In der Regel werden Weblogs als besonders meinungsbetont und polarisierend geschrieben. Das gilt aber nur, wenn jemand Besucher anziehen will. Die Projektteilnehmer müssen nicht akquiriert werden. Und ein guter Projektleiter wird immer versuchen, weitgehend neutral zu sein.
2. Der Projekt-Blog ist tägliche Pflicht. Das gilt für den Projektleiter beim ständigen (und voll-ständigen) Logbuchschreiben aber auch für die Projektteilnehmer die mehrfach täglich den Weblog lesen sollten.
3. Ein Weblog ist keine Datenbank. Alte Beiträge im Weblog verblassen mit der Zeit. Es macht also keinen Sinn, eine technische Spezifikation im Weblog zu veröffentlichen. Hierfür gibt es andere Tools (Word? Wiki?). Vorsicht auch beim Kommentieren alter Beiträge: Wer wird den Kommentar noch wahrnehmen?
4. Schreiben wie ein Profi. Noch mehr als in E-Mails (da liest es nur ein kleiner Kreis) oder im persönlichen Internet-Blogg (da kann jeder machen, was er will) sollte im Projekt-Weblog auf klare Formulierungen, richtige Rechtschreibung und die richtige Textmenge geachtet werden. 
5. Wer schreibt bleibt. Na ja, leider nicht immer. Aber auf jeden Fall sollte der Projekt-Weblog auch nach dem Projekt noch online sein - oder zumindest digital gespeichert werden. Denn die enthaltenen Informationen sind "offiziell" und sollten dokumentiert werden.

Fazit: Wird ein Weblog im Projekt richtig eingesetzt, ist er von großem Nutzen. Aber überlegen Sie sich gut, ob die Projektteilnehmer (schon) bereit sind für diese zeitgemäße Kommunikation. Denn das Weblog wird nur funktionieren, wenn wirklich alle mitmachen…

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Zusatz: Selbstverständlich sollte ein Projekt-Weblog nicht öffentlich sein. Also Passwortgeschützt. Ich habe kurz mal geschaut, wie das bei den großen Anbietern von gehosteten Weblogs ist:

• Blogger.com (eine Google-Company): Hier habe ich keinen Passwortschutz gefunden
• Livejournal (von Six Apart): Es können einzelne Beiträge gesperrt werden. Aber wohl nicht der ganze Weblog
• Typepad (auch von Six Apart): Hier kann ein Weblog komplett privat (also geschützt) erstellt werden. Allerdings kostet der Account hier auch ein paar Euro im Monat.
• Wie sieht das bei anderen Anbietern aus? Wer weiß mehr? Bitte Kommentar…

Bei selbstgehosteten Weblogs (z.B. WordPress oder Movable Type) obliegt das natürlich dem Betreiber selber. Falls die Funktion im Weblog nicht enthalten ist, kann dies mit einem Verzeichnisschutz natürlich trotzdem gemacht werden.