Niemals ohne: Projektziel

Vor lauter “Sinnvoll Handeln” darf ich ja meine “Kernkompetenz” nicht aus dem Blick verlieren. Und das ist nun mal das Projektmanagement. Auch in den vergangenen Wochen habe ich immer wieder einen der größten Mängel bei der Abwicklung von Projekten erleben dürfen: das Fehlen eines gemeinsamen Ziels. Oder, positiv ausgedrückt: Ein klar definiertes Ziel beschleunigt, sichert und konzentriert alle Kräfte im Projekt.

Aber was ist ein klar definiertes Ziel?

Das Thema ist umfangreich genug für ein komplettes Wiki. Ich kann euch hier jedoch drei Sichtweisen aufzeigen, unter denen man Ziele erstellen kann. Wenn ihr diese bei der nächsten Zielformulierung im Hinterkopf haltet, bin ich überzeugt, dass sie euch positiv beeinflussen.

Erstens: Mein Ziel, dein Ziel, unser Ziel.

In jedem Projekt gibt es einen “Auftraggeber”, einen “Projektleiter” und ein “Team” das umsetzt. Zumindest diese Rollen sollten möglichst klar sein. Stellt sich die Frage, wer das Ziel definieren soll. Anwort: Der zukünftige Projektmanager! Und zwar wird er (bevor er verspricht, das Projekt zu leiten) die Projektidee beim Auftraggeber hinterfragen und diese mit dem Team besprechen. Und er wird dem Auftraggeber so oft eine Zielformulierung anbieten, bis dieser damit einverstanden ist.

Nur so kann eine gemeinsame Definition entstehen, die gut (also projektgenau) formuliert ist. Und nur dann kann der Projektleiter voller Überzeugung sagen: “Ich gelobe, dieses Ziel zu erreichen.” Und nur dann kann er wissen, dass er dafür das Team hinter sich hat.

Zweitens: Ein Ziel ist Smart.

Das ist nicht nur Berater-Blabla sondern ein gutes Raster, an dem man alle Ziele messen kann. SMART steht für Specific, Measureable, Achievable, Relevant, Time phased.

• Specific (auch: Schriftlich): Damit ist gemeint, dass die Formulierung klar, unzweideutig sein soll und allen vorliegt.
• Measureable (auch: Messbar): Am Ende sollte die Frage stehen, zu wie viel Prozent das Ziel erreicht wurde. Und am besten lässt sich dieses dann in einer mathematischen Wahrheit darstellen.
• Achievable (auch: Ausführbar): Ganz einfach, das Ziel sollte zu erreichen sein. Liest sich banal – aber sollte überprüft werden.
• Relevant: Die Erreichung des Ziels sollte einen Nutzen bringen. Und zwar nicht nur dem Auftraggeber sondern dem ganzen Team.
• Time phased (auch: Terminiert): Ohne Endzeitpunkt gibt kein Ziel dass erreicht werden kann.

Drittens: Die Form.

Dies ist mein ein Vorschlag für eine Form. In meinem Projekten hat sie sich bewährt – aber das kann überall anders sein.

• Insgeamt ist die Zieldefinition etwa DinA 4-Seite lang.
• Das Ziel wird zunchst auf 4-5 Zeilen möglichst konkret formuliert.
• Danach folgen 5-10 Kenngrößen. Also wesentliche, messbare Indikatoren (oder “Unterziele”). Diese sind voneinander unabhängig und können nach Projektende überprüft werden.
• Die Rahmenbedingungen werden auch auf 4-5 Zeilen formuliert. Das sind Vorgaben, die wichtig für das Projekt sind – aber nicht beeinflusst werden können/dürfen.
• Sehr wichtig: Was nicht im Projekt enthalten ist. Das kann zum Beispiel die Abgrenzung zu parallelen Projekten sein. Aber auch der Versicherungsschein des Projektleiter, dass durch eine Erweiterung des Projektauftrages seitens des Auftraggebers auch die Kosten und der Endzeitplan neu verhandelt werden…
• Im Anhang (also nicht mehr auf dieser einen Seite) können auch alle bisher vorhandenen Skizzen, Konzepte, Ideen gesammelt werden. Sind die Formulierungen oben aber wirklich gut, ist das nicht notwendig.

Und: “Ziel ist die Beschreibung des geplanten Endzustandes”

Die Zielbeschreibung ist nicht irgendeine philosophische Abhandlung über all das, was man mal so machen könnte. Es soll vielmehr eindeutig, klar und messbar beschrieben werden, wie der zu erstellende Endzustand aussehen soll. Nur so ist es möglich, das Ziel später als Erfolgsmaßstab zu verwenden und heute schon die Grundlage für die Planung nach Inhalt, Kosten, Terminen und Ressourcen zu haben.

Probiert es mal mit einer solchen Zielformulierung. Und, hey, dafür ist es nie zu spät. Wenn ihr gerade in einem verkorksten Projekt steckt, überprüft doch mal die Ziele: Gibt es welche? Wer kennt diese denn? Wer würde sie unterschreiben? Und wie konkret sind sie eigentlich formuliert? Das ist schon der erste Schritt zu einer Projekt-Therapie…

(Foto: Photocase)

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